Principio generale
I cittadini italiani che hanno ottenuto all’estero un provvedimento di cambiamento del nome, del cognome o di rettificazione del sesso possono richiederne la registrazione in Italia, con le conseguenti annotazioni sugli atti di stato civile.
La documentazione viene trasmessa al Comune italiano competente, il cui Ufficiale dello Stato Civile verifica la sussistenza dei presupposti per il riconoscimento del provvedimento straniero, secondo quanto previsto dalla legge n. 218/1995.
Il Consolato cura la trasmissione della richiesta. La valutazione del riconoscimento e la registrazione nei registri italiani competono al Comune.
Queste istruzioni riguardano i cittadini italiani residenti nella circoscrizione consolare di Chicago e regolarmente iscritti all’AIRE.
Cambiamento del nome o del cognome disposto all’estero
Se il cambiamento è stato disposto da un Tribunale straniero, occorre presentare la sentenza completa e la documentazione indicata di seguito.
Il solo utilizzo di un nome o cognome diverso nei documenti stranieri non sostituisce il provvedimento che ne ha autorizzato il cambiamento.
Il cognome acquisito per matrimonio costituisce una fattispecie distinta: la sua presenza sul passaporto o su altri documenti statunitensi non comporta, di per sé, la modifica del cognome registrato in Italia.
Rettificazione del sesso e contestuale cambiamento del nome
Per richiedere il riconoscimento di una rettificazione del sesso già disposta all’estero, è necessario presentare il provvedimento completo dell’autorità competente.
Se il provvedimento dispone anche il cambiamento del nome, la richiesta di registrazione potrà riguardare entrambe le modifiche.
Il solo passaporto aggiornato o il solo certificato di nascita modificato non sostituiscono il provvedimento su cui si fonda la richiesta.
Per le richieste riguardanti minorenni, si invita a contattare preventivamente l’Ufficio Stato Civile all’indirizzo chicago.statciv@esteri.it per ricevere indicazioni sulla presentazione dell’istanza da parte di chi esercita la responsabilità genitoriale e sulla documentazione relativa al caso specifico. Anche in questi casi, la valutazione del riconoscimento del provvedimento straniero compete al Comune.
Documenti necessari
1. Modulo di richiesta e dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (scarica qui)
Il modulo deve essere compilato integralmente, datato e firmato.
Devono essere indicate chiaramente:
- le generalità attualmente registrate in Italia;
- le nuove generalità risultanti dal provvedimento straniero;
- il Comune italiano presso il quale è registrato l’atto di nascita;
- un indirizzo email per eventuali comunicazioni.
2. Copia certificata del provvedimento straniero
Per le sentenze statunitensi occorre una certified copy integrale, rilasciata dal Tribunale competente, corredata di:
- Apostille rilasciata dal Secretary of State competente;
- traduzione completa in lingua italiana.
Non sono sufficienti fotocopie semplici, estratti o documenti che riportino soltanto l’esito del procedimento.
3. Attestazione della definitività della sentenza
Occorre una dichiarazione rilasciata dalla cancelleria del Tribunale competente che attesti che la sentenza è definitiva e non più soggetta a impugnazione. (Please see and example here)
Anche questa attestazione deve essere corredata di Apostille e traduzione in italiano.
4. Documenti di identità
Allegare copia del passaporto italiano e, se posseduto, del passaporto statunitense.
Se i documenti riportano generalità differenti, allegare copia di entrambi, così da consentire il collegamento tra i dati precedenti e quelli aggiornati.
5. Certificato di nascita aggiornato
Se, in esecuzione del provvedimento, è stato emesso un nuovo certificato di nascita, allegare una copia certificata dell’amended birth certificate, corredata di Apostille e traduzione in italiano.
6. Eventuale documentazione integrativa
Per consentire una valutazione completa, il Consolato o il Comune potranno richiedere ulteriori atti del procedimento o documenti di supporto.
Per le rettificazioni del sesso, l’interessato può inoltre allegare, ove disponibili e pertinenti, relazioni mediche, psicologiche o altra documentazione utilizzata nel procedimento estero. Prima di predisporre traduzioni o autenticazioni di tali documenti, si invita a contattare l’Ufficio.
Traduzioni e documenti rilasciati fuori dagli Stati Uniti
Le traduzioni devono essere complete, fedeli e dattiloscritte e comprendere timbri, annotazioni e attestazioni presenti nei documenti.
Per provvedimenti rilasciati in altri Paesi, occorre verificare le modalità di legalizzazione e traduzione presso la Rappresentanza diplomatico-consolare italiana competente per il luogo di emissione.
Modalità di presentazione
La documentazione deve essere inviata esclusivamente per posta a:
Consolato Generale d’Italia a Chicago
Ufficio Stato Civile – Cambio nome cognome sesso
150 North Michigan Ave., Suite 1500
Chicago, IL 60601
Non è consentita la consegna a mano presso il Consolato.
Esito della richiesta e aggiornamento dei documenti
Dopo la verifica della documentazione, il Consolato trasmette la richiesta al Comune competente.
Il Comune valuta il riconoscimento del provvedimento straniero e, in caso di esito positivo, esegue le relative trascrizioni e annotazioni. La presentazione della richiesta non garantisce il suo accoglimento.
I tempi di conclusione presso il Comune non dipendono dal Consolato. Dopo la trasmissione, eventuali richieste di aggiornamento devono essere rivolte al Comune.
Il rilascio dei documenti italiani con le nuove generalità potrà avvenire dopo la conferma dell’avvenuto aggiornamento dei registri italiani e l’allineamento dei dati consolari.